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WPD Bonn | Wrapup 2012 - Checklist 2013

erstellt von Armin Stroß-Radschinski zuletzt verändert: 11.03.2013 22:45
Sudelbuch – Zusammenfassung aller Punkte zur Aufteilung in einzelne Bereiche im zweiten Schritt.

Ankündigungen

Werbemittel

  • Plakate (Motiv war erst am letzten Tag vorher verfügbar)
    • HRZ: Ausdruck via PDF im Format A2 (erst am letzten Tag vorher)
    • Vor Ort: Straße und als Wegweiser im Gebäude
      • 3x A2 auf Forex mit Lochung für Kabelbinder
      • 10x A3 Papier
  • Programm Blätter (Auslage nur vor Ort)
    • Programm A4 35 Stück (Ausdruck PDF Composing aus Webcontent via Textedit und Vorlage)
    • Dito Open Space Vorschlag.

Ausstattung

  • 6 Stehtische 60cm
    • 1x für LCD
    • 1x Empfang für Namensschilder, WLAN Flyer) ToDo 2013: Aufsteller mit Hinweis für Ankommende!
    • 4x für Gäste in Nähe Cateringaufbau
  • 1x Tisch 80x180cm für Cateringaufbau
  • 1x Tisch 80x180cm für Werbemittel Auslage (siehe unten)
  • Banner
    • 2 Stück L-Banner 80x200cm (aus Sponsoring Budget 4Teamworks)
  • Türschild Fahne ca. 20x40cm (Aus altem Banner Plone Konferenz 2012)
  • Tischdecke Duni in Plone blau
  • Servietten Duni in Plone blau

Catering

  • 3 Senseo Kaffeemaschinen (Uni, gestellt incl. Kaffee-Pads, Tee Pads, Milch, Zucker)
  • ToDo: bei Bedarf Wasserbehälter, wenn kein Anschluss in der Nähe
  • 40 x Tassen, Untertassen, Löffel, 4x 12 Kölschgläser leihweise gestellt vom GIUB (hohe Anzahl um Spülen im Event zu vermeiden)
  • 36 Mini Teilchen (Pudding, Plunder, Nuss-Plunder, Birne) Bäckerei Limbach Troisdorf
    Alternativ: Blechkuchen, gut schneidbar auf kleiner Stücke
  • 20 Laugenbrezeln (im Korb)
  • Auf Stehtischen: 4x je 1x Salzstangen im Glas, Teller mit Keksen, Schale mit "universell kompatiblem" Haribo (wahlweise Gelatine ["Weingummi"] und Vegan ["Pasta Frutta"])
  • Kalt Getränke: 2 Kisten Sprudel (1 hätte gereicht), 1x 6 Flaschen O-Saft 0,7, 1x 6 Flaschen A-Saft 1ltr.

AV-Technik

  • WLAN vor Ort durch GIUB, Ansprechpartner Herr Norbert Grötsch und Tamasz R.
  • 1x LCD 40" fullHD, acsr mit Ständer, sowie Mac-Mini und Tweetdeck im Präsentations Account,  USB Verlängerung, USB-Hub, Tastatur und Maus für Eingabe von Tweets durch Gäste.
    • Trägerplatte VESA 40cm quadrat für LCD Ständer
    • 4x Abstandshülsen, Schrauben für LCD M8
    • 2x Befestigungsbügel für Mac Mini, Netzteil an Träger, 4x Kreuzschlitzschraube, U-Scheibe dazu
    • Schnittstellenabdeckung Mac Mini
    • Kensington Lock für Mac Mini Schnittstellenabdeckung
    • Dazu HDMI Kabel mit DVI Stecker und VGA Kabel für Laptops
  • Beamer stationär 1280x1024 tageslichtauglich
  • Mehrfachstecker 2x 3er
  • 1 Kabeltrommel
  • Sonstiges
    • Gaffa Tape
    • Tiger Enten Band
    • Doppelseitiges Tape (Fixomoll transparent, gewebeverstärkt, ablösbar) für Plakate
    • Kabelbinder groß für Plakate
    • Schere
    • Abbrechmesser
    • Hammer für Spigots (Splinte) LCD Ständer
  • Sonstiges: fehlte zunächst vor Ort
    • Einfaches Verlängerungskabel 5m für LCD
    • Kreuzschlitz Schraubendreher PZ3 (für Befestigung MacMini am Ständer)

Auslagen Präsentation

  • Tisch für
    • Bücher (in Zukunft: ToDo: Aukleber Bücher!)
      • Ansichtsexemplare gestellt von ACSR
        • TBAL
      • Verlosungsexemplare von Python Academy und Timo Stollenwerk
        • TBAL
      • Handbücher Plone
        • TBAL
    • Flyer & Folder PySV (Zope, Plone, Grok)
    • Visitenkarten, Flyer der Referenten / Sponsoren
    • Mitgliedsanträge
    • Programm Blätter
    • Install DVDs (Oliver Jähn)

Verlosung

  • Bücher
    • Python gepackt, Python 3 (MITP, Mike Müller)
    • Plone Handbuch Uni Bonn (Martin Ragg)
    • Plone 4 Handbuch engl. (Armin)
    • Plone 4 Prof. Development, Packt (Timo)
  • eBooks O'Reilly (eMails raus done!)
  • Anpreisen Angebot Plone Conference (nicht geschafft, da nicht auf To DO-Liste)
  • Mitgliedsantrag PySV bewerben (Done!)

Weitere Kommunikationsmittel

  • 32 Namensschilder vorgedruckt für angemeldete Besucher
  • dito blanko 5 Stk.
  • 40x Folder Uni-Bonn mit individuellen WLAN Zugangsdaten

Sponsoren

  • Uni Bonn HRZ (Martin Ragg, Daniel Kraemer (am WPD krank), Oliver Jähn, Florian Lanzmich)
    • Verantwortung & Reservierung Location
    • Kaffeemaschinen
    • GIUB (Norbert Grötsch, Tamasz R., Miriam Rohde-Rolfs): Support vor Ort, Geschirr, WLAN, Stehtische, Nutzung Teeküche etc.
  • ganzgraph:
    • Hands vor Ort (Christian Köhler)
  • acsr / evenios
    • Orga, Hands vor Ort (Armin Stroß-Radschinski, Christine Radschinski)
    • Buchspende "Plone 4 Handbuch"
    • Medienproduktion
    • Vortrag
  • Timo Stollenwerk
    • Hands vor Ort
    • Vortrag
    • Bücherspende "Verlosung", Plone 4 Entwicklerhandbuch
  • 4teamworks
    • Vortrag Marco Lempen
    • Hands vor Ort (Abbau)
    • Sponsoring Medienproduktion
  • Python Academy
    • Bücherspende "Verlosung", Python Ge-Packte Referenz MITP und Python MITP
  • InterZone
    • Catering Sponsor

Abend

Essen beim Libanesen

  • ToDo: Sightseeing Kit für Ferngäste zusammenstellen

Vorbereitung

  • wenn möglich: Terminankündigungen noch ohne Location
  • Raum Akquise
  • Ein Ortstermin mit Check
    • Technik
    • Sanitär
    • Zugangsregeln (Schlüssel etc.)
    • Fotos der Räume und Abmessungen dokumentiert als Planungsreferenz
  • Terminankündigungen mit Location
  • Tischreservierung Havanna
    • War unbrauchbar, da Fußballspiel (Mittwoch!) und viel zu laut
      ToDo: Kollisions Termine checken!)
    • Ausweich Restaurant: Libanese TBAL (war sehr gut und bezahlbar)
  • Am Tag vorab
    • Schlüssel & Abholen Geschirr (im GUIB, Fr. Rohde-Rolfs) und Raum (war dann nicht erf.)
  • Tag danach
    • Geschirr zurückräumen, Schlüssel abgeben
  • Pressearbeit Wrapup

Webseite / Anmeldung

  • Webseite Zugang für Redakteure!
  • Webseite mit
    • Landing Page
      • Version zur Vorankündigung
      • Update, wenn finales Programm steht
      • Update, wenn nennenswerte Anmeldungen
      • Update (optional) am Tag mit aktuellen Anmeldezahlen
      • Am Tag danach:
        • Umwandlung in Bericht mit Vergangenheitsform
        • Anmeldung offline nehmen
        • ggf. vorbereiten
    • Anmeldeformular, einrichten incl. Datenspeicher und Opt in / out für:
      • Datenverwendungshinweis
      • Aftermarketing OK (opt in)
      • Foto/Video Genehmigung
      • Tischreservierung Abend
      • Hinweis auf Präsentation nur von freien Inhalten
      • ToDo: Abfrage Support bei Einschränkungen, Essensvorgaben (vegan, etc)
      • Abfrage: Woher aufmerksam geworden
      • Abfrage Bereitschaft zu Sponsoring / Beitrag
    • Anmeldungen auswerten mit Filemaker Anwendung ACSR
      • Plone Datenspeicher auslesen
      • XING Anmeldungen auslesen
      • Checken nach:
        • Fotofreigabe verweigert
        • Tischreservierung
        • Kommentar: "Vegetarier", "Behinderte" etc.
    • Sponsorportlet
      • Link zu Call for Sponsor
    • Social Media Portlet mit
      • Hash-Tags
      • Voreingestellte Links zu den Portalen
      • Links zum Posten von Meldungen
      • Icons der wesentlichen Dienste
    • Programm (detailliert)
    • Wiki für Open Space

ToDo

  • Folienvorträge einsammeln
    • Martin Ragg (done)
    • Marco Lempen (offen)
    • Oliver Jähn (als PDF da! -> Online stellen bzw. Slideshare einbetten)
    • Armin Stroß-Radschinski (upload)

    • Timo Stollenwerk (offen)
  • Wrapup
    • 1. Meldung (done)
    • Bilder Flickr (offen)
    • 2. Meldung (offen)
  • Checkliste aufbauen (dieses Dokument!)
  • Wiki Zugang O.Jähn und andere Referenten für Wrapups
  • ToDo Einträge von oben hier sammeln
  • Einträge restrukturieren / ggf. neu clustern
  • Für 2013 leer aufbereiten
    • ToDo: Task Arbeitszettel für Helfer vorbereiten
  • Checkliste International bereitstellen!

Foto Checkliste

 

WPD 2013 Photo Checklist

A cool emotional Gallery with images from 2012 would be nice for aftermarketing and promoting the next year!

- Get a tripod and a camera with timer (Yourself on the photo will be nice as well!)

- Put something with the Plone Brand into place (a banner or T-shirts)!

- Catch the spirit of the event.

- Make a group photo.

- Tag all #wpd2012 #yourlocation #plonespirit

- be sure to get the confirmation to use photos from every attendendee first!

- be sure no content is displayed or heard that conflicts with third party copyright!

- If you like the challenge, create a time lapse video from the tripod images.